見られる書類の書き方とは？履歴書・応募書類などの書き方を解説
どんな書類もパソコンで対応できるようになり、手書きで書類を書く機会が減ってきている昨今ですが、進学や就職、転職を検討するとどうしても手書きでないと相手に真摯な気持ちが伝わらないのが履歴書等の応募書類です。
本記事では、人生を左右する応募書類の書き方に重点を置いて、より相手に見られる書類の書き方をお伝えします。
1.手書きの書類が良く見られる理由
応募書類というと履歴書を想像するでしょうが、最近では職務経歴書を求められることも少なくありません。「履歴書は手書きで！」とよく言われますが、提出する会社でフォーマットに指定がない場合はパソコンで作成しても問題はありません。
しかし、手書きの字を見て人物像を想像する担当採用者もいるので、応募書類を書く場合は手書きで丁寧に書くことが望まれます。
2.応募書類の書き方
応募書類は既存の履歴書や職務経歴書の他に、パソコンのフォーマットをダウンロードして用いることが可能です。ご自身での作成も可能ではありますが、採用担当者からは応募者が書きづらい部分を削ったと思われてしまう場合があるので、なるべく既存のフォーマットを使用するのが望ましいでしょう。
また、応募書類は応募者のさまざまな情報を得るためのものです。当然ではありますが、鉛筆や消せるペン、修正テープは使用しないでください。また、インクのかすれやにじみにも注意が必要です。誤字・脱字は採用担当者に仕事でもミスをしそうと思われるので、書いた後のチェックも忘れないようにしましょう。空欄は記入漏れと勘違いされる場合があるので記載をしない場合は「特になし」と書きましょう。
2-1.履歴書の書き方
基本的な履歴書の書き方ですが、名前は戸籍に載っている正しい漢字で記載をします。苗字は離婚・結婚の予定があってもあくまで現在の戸籍に載っている姓で書きましょう。生年月日は元号で、住所は〇丁目〇番地〇号と省略をせずに記載してください。
学歴は学校名の省略をせずに正式な学校名を記載します。中退をした場合は「家庭の都合により中退」や「健康上の都合により中退」と、中退した理由と中退した旨を記載します。予備校などの記載は不要なので書かないようにしましょう。留学した方は、国名と学校名の記載と何のために留学したのかを書く必要があります。
なお、人によっては学歴と職歴の記載が長くなり、スペースがなくなってしまうこともあるでしょう。基本的に学歴は卒業中学校からの記載が必要ですが、その場合は最終学歴のみの記載で、職歴を漏れなく書くようにしてください。志望動機や自己PRは履歴書に書こうとすると書くスペースが狭く、十分な内容が書けないので、職務経歴書で書いた方が良いでしょう。
2-2.職務経歴書の書き方
職務経歴書は業務経験やスキルを確認するための書類アピールするためのものなので、採用担当者は履歴書よりも職務経歴書に時間をかけて目を通します。そのため、応募者は職務経歴書に時間をかけた方が良いでしょう。
職務経歴書を提出するということは、中途採用であることが前提です。企業では中途採用の人の業務というのはある程度決まっているので、その業務ができる人物なのかを職務経歴書で判断します。そのため、まずご自身が前職を通してどんな仕事をしてどんな成果をあげたのかを自己理解することや、職務経歴が応募する企業のニーズに合っているのかを分析することが大切です。むしろ、これができていない転職活動は非常に危険です。
書き方としては、まず日付を記載します。その日現在にどんな仕事をしていたのかを理解してもらうためです。次に自身の名前、会社概要、職務経歴を記載していきます。会社概要にはどんな企業に勤めていたのかを知ってもらうために企業名・事業内容は必ず記載し、資本金や売上高なども書きましょう。職務経歴には何日からどこの部署に配属されたのか、その実績を記載します。
大切なのは、どんな環境で仕事をしていたのか、その仕事にどのように取り組んだのか、その結果どんな成果をあげたのかを具体的に書きましょう。職務経歴は内容に具体性がないと採用担当者に興味を持ってもらえません。たとえば、実績に数字を盛り込んだり、一味違う仕事の取り組み方を記載したりすると良いでしょう。
職務経歴書は前述のとおり、履歴書よりも時間をかけて読まれます。そのため、志望動機や自己PRはどちらか必ず詳しく記載しましょう。長くなる場合は見出しを付けてまとめると読み手も見やすくなります。
3.採用担当者から見た見やすい書類の書き方
採用担当者は、毎日の大量な業務の合間に応募書類に目を通します。また、1日に何人もの応募書類を見るので、短い時間で「この人に会ってみたい」と思わせる文面にする必要があるでしょう。
企業に対する熱意を大いに伝えたい気持ちもありますが、あまり枚数が多いとそれだけでも読む気力が失せてしまいます。応募書類はA4サイズの用紙に1～2枚にまとめ、なるべく箇条書きにして読みやすくしましょう。
また、採用担当者は横文字や専門用語をいちいち調べながら読んだりしないので、なるべく横文字や専門用語を入れないような書き方をしましょう。
4.まとめ
応募書類はどれだけの熱量を注いでも、相手が読んでくれなければその熱意は伝わりません。読んで興味を持ってもらえる前に、読みたい字で書かれていることも熱意を伝える手段の一つでしょう。丁寧できれいな字は、それだけで相手の気持ちを動かします。「書香」では、オンラインで美しい字の指導ができますので、興味のある方は一度ご連絡をお待ちしております。